5S活動(dòng)在財(cái)務(wù)部門管理實(shí)戰(zhàn)中的應(yīng)用

來源：　時(shí)間：2011-11-08 13:17　點(diǎn)擊：

5S活動(dòng)源于日本，包括“整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISOU）、清潔（SEIKETO）、教養(yǎng)（SHITUKE）”等活動(dòng)。通常很多人認(rèn)為5S活動(dòng)對(duì)于工廠和車間的現(xiàn)場(chǎng)管理很有幫助，而對(duì)管理部門意義不大。通過大量的管理實(shí)踐，我認(rèn)為5S活動(dòng)對(duì)管理部門提高管理水平和工作效率有十分重要的意義，現(xiàn)在讓我們重點(diǎn)探討一下5S活動(dòng)在財(cái)務(wù)部門的應(yīng)用。

一、       財(cái)務(wù)部門5S活動(dòng)的范圍
對(duì)于財(cái)務(wù)部門而言，5S活動(dòng)的范圍包括4M1E，即：工作人員（Man）、辦公設(shè)備與工具（Machine）、辦公材料與對(duì)象（Material）、工作方法（Method）、辦公環(huán)境（Environment）。
其中，工作人員是指財(cái)務(wù)部門的工作人員以及與財(cái)務(wù)工作密切相關(guān)或?qū)ω?cái)務(wù)工作產(chǎn)生重大影響的人員；辦公設(shè)備與工具包括辦公桌、辦公椅、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、打孔機(jī)、釘書機(jī)、計(jì)算器、算盤等財(cái)務(wù)人員籍以完成財(cái)務(wù)工作的設(shè)備和工具；辦公材料與對(duì)象包括財(cái)務(wù)信息、憑證、帳冊(cè)、報(bào)表、紙張、磁盤、油墨、墨水等；工作方法是指會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的辦法和流程，如：如何受理審核單據(jù)、如何制證、如何審核憑證、如何登賬、如何制表、如何進(jìn)行各類資產(chǎn)負(fù)債的管理、單據(jù)如何傳輸、信息如何流動(dòng)、在流程中人員應(yīng)如何做等等；辦公環(huán)境主要指辦公場(chǎng)所周圍及內(nèi)部的條件，如：過道、廁所、門窗、地板、天花、燈光、溫度、濕度、污染程度等條件。
    整理（SEIRI）活動(dòng)的中心內(nèi)容是區(qū)分需要的和不需要的物品，以便去粕存精；整頓（SEITON）活動(dòng)的中心內(nèi)容是就是將有用的物品按照合理的次序擺放好，以提高工作效率；清掃（SEISOU）活動(dòng)的中心內(nèi)容是清除灰塵、污垢、雜務(wù)、廢物和異物等，以保持現(xiàn)場(chǎng)的整潔干凈；清潔（SEIKETO）活動(dòng)的中心內(nèi)容是通過標(biāo)準(zhǔn)化管理以維持整理、整頓、清掃后的最佳狀態(tài)；教養(yǎng)（SHITUKE）活動(dòng)的中心內(nèi)容是教育員工養(yǎng)成遵守5S規(guī)定和制度的習(xí)慣。

二、       財(cái)務(wù)部門5S活動(dòng)的具體內(nèi)容
（一）   內(nèi)部管理活動(dòng)
1、人員
　

項(xiàng) 目	內(nèi) 容
整理	⑴ 對(duì)通過視覺、聽覺、嗅覺、觸覺等途徑接受的信息加以甄別，區(qū)分真的與假的、善意的與惡意的、有用的與無用的等； ⑵ 整理自己的工作方法、思維方式、生活態(tài)度、思想品德等內(nèi)在涵養(yǎng)，區(qū)分好的與差的、先進(jìn)的與落后的、積極的與消極的等； ⑶ 檢查自己的著裝（鞋、帽、服裝、工作牌等）、語言、動(dòng)作等外在表現(xiàn)，區(qū)分干凈的與骯臟的、得體的與不合時(shí)的等；
整頓	⑷ 對(duì)外來信息進(jìn)行整頓加工，去偽存真，對(duì)有用信息分類陳列，以方便取用； ⑸ 對(duì)自己的工作方法、思維方式、生活態(tài)度、思想品德等內(nèi)在涵養(yǎng)中好的、先進(jìn)的、積極的部分加以發(fā)揚(yáng)，； ⑹ 對(duì)自己的著裝、語言、動(dòng)作等外在表現(xiàn)加以修飾，以健康的、得體的、美好的形象對(duì)外展示；
清掃	⑺ 對(duì)外來信息中沒用的部分加以清理掃除； ⑻ 對(duì)自己內(nèi)在涵養(yǎng)中壞的、落后的、消極的部分或改正或屏棄； ⑼ 對(duì)自己外在表現(xiàn)中不健康的、不得體的、不美好的部分加以改正；
清潔	⑽ 經(jīng)常做整理、整頓、清掃的循環(huán)，始終保持對(duì)外來信息的去偽存真、吐故納新、分類整理的機(jī)制； ⑾ 經(jīng)常做整理、整頓、清掃的循環(huán)，始終保持對(duì)內(nèi)在涵養(yǎng)的揚(yáng)長(zhǎng)避短機(jī)制； ⑿ 經(jīng)常做整理、整頓、清掃的循環(huán)，始終保持外在形象的健康、得體、美好；
教養(yǎng)	⒀ 對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行長(zhǎng)期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒁ 每個(gè)員工堅(jiān)持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動(dòng)。

2、辦公桌、辦公椅

項(xiàng) 目	內(nèi) 容
整理	⑴ 檢查是否有閑置桌椅，是否有破損桌椅； ⑵ 檢查桌椅下是否經(jīng)常打掃，是否干凈整潔； ⑶ 檢查桌椅是否均粘有物品標(biāo)簽； ⑷ 檢查桌面，是否整齊、干凈，是否有不該置于桌面的物品或資料； ⑸ 檢查抽屜內(nèi)是否干凈，資料或物品是否擺放整齊、合理；
整頓	⑹ 將辦公室內(nèi)桌椅擺放整齊； ⑺ 將桌椅下方打掃干凈，必須置于桌椅下方的物品必須堆放整齊； ⑻ 整理桌椅標(biāo)簽，缺失的補(bǔ)齊，污損的更換刷新； ⑼ 將桌面的物品或資料，分類整理后合理擺放，機(jī)密資料不能置于桌面，應(yīng)收藏于抽屜或存檔； ⑽ 將抽屜內(nèi)物品分類分區(qū)整理擺放；
清掃	⑾ 將閑置桌椅、破損桌椅清理出現(xiàn)場(chǎng)，或報(bào)廢或交回物品管理部門； ⑿ 清掃桌椅下方地面，將桌椅下方不潔物品、過期物品、私人物品清理出現(xiàn)場(chǎng)； ⒀ 清掃桌面，將過期資料、無效資料清除，屬于機(jī)密資料的應(yīng)予銷毀； ⒁ 清掃抽屜，將過期資料、無效資料清除，屬于機(jī)密資料的應(yīng)予銷毀；
清潔	⒂ 每天反復(fù)進(jìn)行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公桌椅的干凈、整潔； ⒃ 隨時(shí)自我檢查，互相檢查，定期不定期進(jìn)行抽查； ⒄ 對(duì)不符合的情況進(jìn)行糾正；
教養(yǎng)	⒅ 對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行長(zhǎng)期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒆ 每個(gè)員工堅(jiān)持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動(dòng)。

3、會(huì)計(jì)資料

項(xiàng) 目	內(nèi) 容
整理	⑴ 整理文件，區(qū)分有用與無用； ⑵ 整理文件，區(qū)分不再使用與正在使用； ⑶ 整理文件，區(qū)分未處理、正在處理與已經(jīng)處理；
整頓	⑷ 文件柜應(yīng)按存放文件的分類統(tǒng)一規(guī)劃與標(biāo)識(shí)； ⑸ 未處理完的文件應(yīng)分類、擺放整齊； ⑹ 處理完的文件應(yīng)分類放入文件夾； ⑺ 不再使用的文件應(yīng)分類整理歸檔； ⑻ 文件夾應(yīng)有相應(yīng)標(biāo)識(shí)，每份文件均應(yīng)有編號(hào)； ⑼ 所有文件均應(yīng)建立電腦索引；
清掃	⑽ 對(duì)于無用的文件應(yīng)區(qū)別不同密級(jí)進(jìn)行清理銷毀； ⑾ 破損文件應(yīng)及時(shí)修復(fù)
清潔	⑿ 每天反復(fù)進(jìn)行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公桌椅的干凈、整潔； ⒀ 隨時(shí)自我檢查，互相檢查，定期不定期進(jìn)行抽查； ⒁ 對(duì)不符合的情況進(jìn)行糾正；
教養(yǎng)	⒂ 對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行長(zhǎng)期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒃ 每個(gè)員工堅(jiān)持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動(dòng)。

4、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備

項(xiàng) 目	內(nèi) 容
整理	⑴ 檢查是否有閑置設(shè)備，是否有破損設(shè)備； ⑵ 設(shè)備是否定期檢查保養(yǎng)； ⑶ 設(shè)備內(nèi)部、下方是否經(jīng)常打掃，是否干凈整潔； ⑷ 檢查設(shè)備是否均粘有物品標(biāo)簽；
整頓	⑸ 將辦公室內(nèi)設(shè)備擺放整齊，并做到位置固定、標(biāo)志明顯、拿放方便； ⑹ 將設(shè)備內(nèi)部和下方打掃干凈，襯墊物疊放整齊； ⑺ 整理設(shè)備標(biāo)簽，缺失的補(bǔ)齊，污損的更換刷新； ⑻ 對(duì)設(shè)備定期檢修；
清掃	⑼ 將閑置設(shè)備、破損設(shè)備清理出現(xiàn)場(chǎng)，或報(bào)廢或交回物品管理部門； ⑽ 清掃設(shè)備內(nèi)部和下方，將灰塵、臟物清理出來；
清潔	⑾ 每天反復(fù)進(jìn)行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公設(shè)備的干凈、整潔； ⑿ 隨時(shí)自我檢查，互相檢查，定期不定期進(jìn)行抽查； ⒀ 對(duì)不符合的情況進(jìn)行糾正；
教養(yǎng)	⒁ 對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行長(zhǎng)期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒂ 每個(gè)員工堅(jiān)持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動(dòng)。

5、公共場(chǎng)所、公共設(shè)施

項(xiàng) 目	內(nèi) 容
整理	⑴ 檢查是否有破損或污穢的公共場(chǎng)所或設(shè)施（門、窗、地板、天花板、墻壁、過道、洗手間等）； ⑵ 公共場(chǎng)所、公共設(shè)施是否定期檢查保養(yǎng)； ⑶ 應(yīng)有標(biāo)志的公共場(chǎng)所、公共設(shè)施是否有明顯標(biāo)志；
整頓	⑷ 將公共場(chǎng)所、公共設(shè)施打掃干凈； ⑸ 整理公共場(chǎng)所、公共設(shè)施標(biāo)志，缺失的補(bǔ)齊，污損的更換刷新； ⑹ 對(duì)公共場(chǎng)所、公共設(shè)施定期檢修；
清掃	⑺ 破損或污穢的公共場(chǎng)所與設(shè)施應(yīng)清理，或報(bào)廢或提請(qǐng)修理； ⑻ 清掃公共場(chǎng)所、公共設(shè)施，將灰塵、臟物清理出來；
清潔	⑼ 每天反復(fù)進(jìn)行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公公共場(chǎng)所、公共設(shè)施的干凈、整潔； ⑽ 隨時(shí)自我檢查，互相檢查，定期不定期進(jìn)行抽查； ⑾ 對(duì)不符合的情況進(jìn)行糾正；
教養(yǎng)	⑿ 對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行長(zhǎng)期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒀ 每個(gè)員工堅(jiān)持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動(dòng)。

（二）財(cái)務(wù)管理活動(dòng)

財(cái)務(wù)管理活動(dòng)主要包括：財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)計(jì)劃、投資管理、流動(dòng)資金管理、股利分配管理、資本管理、并購(gòu)與控制、重整與清算、成本管理與控制等管理活動(dòng)。

現(xiàn)以流動(dòng)資金管理中現(xiàn)金管理和應(yīng)收賬款管理為例說明5S活動(dòng)在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中的應(yīng)用：

1、現(xiàn)金（資金）管理

項(xiàng) 目	內(nèi) 容
整理	⑴ 檢查現(xiàn)金存量的分布情況（庫(kù)存現(xiàn)金、各種銀行存款、在途現(xiàn)金、三月內(nèi)到期的短期投資等）是否合理； ⑵ 檢查現(xiàn)金的支出是否在計(jì)劃內(nèi)，是否合理，收入計(jì)劃執(zhí)行情況等； ⑶ 檢查現(xiàn)金的短缺與溢余；
整頓	⑷ 調(diào)整現(xiàn)金存量的分布形式，使之比例適當(dāng)； ⑸ 根據(jù)事業(yè)計(jì)劃的變更及時(shí)調(diào)整現(xiàn)金收支計(jì)劃； ⑹ 準(zhǔn)確估計(jì)和使用現(xiàn)金的浮游量； ⑺ 加速催收賬款，保證并增加現(xiàn)金流入； ⑻ 積極籌措資金，彌補(bǔ)現(xiàn)金的短缺；
清掃	⑼ 對(duì)于不合理或超計(jì)劃的支出予以否定與整肅； ⑽ 妥善處理現(xiàn)金的富余量；
清潔	⑾ 每天反復(fù)進(jìn)行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保證現(xiàn)金管理的有序、規(guī)范； ⑿ 隨時(shí)自我檢查，互相檢查，定期不定期進(jìn)行抽查； ⒀ 對(duì)不符合的情況進(jìn)行糾正；
教養(yǎng)	⒁ 對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行長(zhǎng)期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒂ 每個(gè)員工堅(jiān)持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動(dòng)。

2、應(yīng)收賬款管理

項(xiàng) 目	內(nèi) 容
整理	⑴ 檢查客戶檔案是否健全； ⑵ 經(jīng)常核對(duì)會(huì)計(jì)核算記錄，檢查有無漏入帳、錯(cuò)入帳、誤入戶頭等現(xiàn)象； ⑶ 按月向客戶發(fā)送對(duì)帳單，核對(duì)有無未達(dá)賬項(xiàng)； ⑷ 進(jìn)行賬齡分析，按賬齡長(zhǎng)短對(duì)客戶進(jìn)行排序；
整頓	⑸ 建立健全客戶檔案； ⑹ 根據(jù)營(yíng)銷策略、客戶資信等因素制定收賬政策； ⑺ 根據(jù)營(yíng)銷合同的收款條件、結(jié)算方式、付款時(shí)間等條款及時(shí)催收賬款； ⑻ 針對(duì)賬齡分析的結(jié)果正確評(píng)估發(fā)生壞賬的可能性；
清掃	⑼ 對(duì)于無望收回的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)清理核銷； ⑽ 對(duì)于資信極差的客戶，應(yīng)建議停止交易轉(zhuǎn)入訴訟程序；
清潔	⑾ 每天反復(fù)進(jìn)行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保證應(yīng)收賬款核算與管理的有序、規(guī)范； ⑿ 隨時(shí)自我檢查，互相檢查，定期不定期進(jìn)行抽查； ⒀ 對(duì)不符合的情況進(jìn)行糾正；
教養(yǎng)	⒁ 對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行長(zhǎng)期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒂ 每個(gè)員工堅(jiān)持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動(dòng)。

在具體的財(cái)務(wù)部門的管理實(shí)踐中，5S活動(dòng)是否能實(shí)施成功，主要看第5個(gè)S（教養(yǎng)）實(shí)施得如何。只要5S的精神能根植于每位員工的心中，5S活動(dòng)就一定能取得成效。

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