外包過(guò)程與采購(gòu)過(guò)程的區(qū)別與聯(lián)系

    筆者發(fā)現(xiàn)，一些組織和個(gè)人忽視了外包過(guò)程和采購(gòu)過(guò)程之間的區(qū)別，常把兩者混為一談。有的在選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)供方時(shí)，也將外包過(guò)程納入，并寫(xiě)入同樣格式的質(zhì)量記錄；有的甚至將組織的其他外包過(guò)程授權(quán)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施。這些做法不妥。
    ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)在"4.1總要求"中提出對(duì)外包過(guò)程的要求，而沒(méi)有將其放到"7.4.1采購(gòu)過(guò)程"中，可見(jiàn)兩者有期差異性。這表明：標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)的要求，不能完全涵蓋對(duì)外包過(guò)程的要求。一些外包過(guò)程（如產(chǎn)品的制造過(guò)程）的控制和管理雖然與采購(gòu)過(guò)程的要求有類似之處，但不能劃等號(hào)。對(duì)于設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)類的外包過(guò)程，更不能硬套采購(gòu)過(guò)程的要求，應(yīng)制定相應(yīng)的程序和相關(guān)的文件對(duì)其實(shí)施控制和管理。
    一、兩者的區(qū)別
    1、目的有所不同
    對(duì)外包過(guò)程進(jìn)行控制和管理的目的，是確保其滿足質(zhì)量管理體系所要求的過(guò)程能力。承包方必須按照組織對(duì)過(guò)程事先策劃的安排（遵循所提供的程序或相關(guān)文件）進(jìn)行運(yùn)作。
對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行控制的目的，是確保組織所采購(gòu)的產(chǎn)品在質(zhì)量要求、交付和服務(wù)等方面符合己規(guī)定的采購(gòu)要求。尤其對(duì)于影響組織最終產(chǎn)品質(zhì)量的產(chǎn)品的采購(gòu)，有效進(jìn)行供方選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)的控制至關(guān)重要。
    2、對(duì)象有所不同
    對(duì)外包過(guò)程的控制和管理，側(cè)重于過(guò)程的監(jiān)視和測(cè)量，控制對(duì)象是過(guò)程，當(dāng)然也包括對(duì)過(guò)程的結(jié)果（提供的產(chǎn)品）進(jìn)行驗(yàn)證。否則，無(wú)法充分證明其過(guò)程具備的能力。
對(duì)采購(gòu)過(guò)程的控制，側(cè)重于產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量，控制對(duì)象是產(chǎn)品。控制的主要方式是進(jìn)貨驗(yàn)證，只有在"適當(dāng)時(shí)"（包括特殊過(guò)程、關(guān)鍵過(guò)程或?qū)ψ罱K產(chǎn)品構(gòu)成重要影響時(shí)），可向供方提出某些方面的要求（7.4.2條款），目的是使供方持續(xù)提供符合組織所要求的產(chǎn)品。
    3、控制方法有所不同
    對(duì)外包過(guò)程既要實(shí)施控制，又要進(jìn)行管理，涉及從輸入到輸出的整個(gè)運(yùn)作過(guò)程（包括其子過(guò)程）。如對(duì)產(chǎn)品制造過(guò)程的外包，不僅應(yīng)對(duì)其過(guò)程實(shí)施必要的監(jiān)視，還應(yīng)從原材料驗(yàn)證開(kāi)始，直至最終產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量，都保持相應(yīng)的記錄。采購(gòu)過(guò)程一般不涉及供方產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程的管理，其控制方法緊緊圍繞供方所提供的產(chǎn)品、交付和服務(wù)等方面進(jìn)行驗(yàn)證，除"適當(dāng)外"，很少要求供方必須進(jìn)行原材料進(jìn)貨驗(yàn)證、半成品檢驗(yàn)和提供記錄或報(bào)告。
    4、實(shí)施部門(mén)有所不同
    對(duì)采購(gòu)過(guò)程實(shí)施控制，主要責(zé)任者是組織的采購(gòu)部門(mén)或供應(yīng)部門(mén)。若把設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程、產(chǎn)品防護(hù)過(guò)程（如成品的儲(chǔ)藏和運(yùn)輸）、產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量過(guò)程（如房地產(chǎn)商委托監(jiān)理部門(mén)實(shí)施建房跟蹤）、服務(wù)過(guò)程（如旅行社委托異地景點(diǎn)導(dǎo)游）等外包過(guò)程，一律有采購(gòu)部門(mén)或供應(yīng)部門(mén)進(jìn)行控制和管理，顯然不合適。只有將外包過(guò)程授權(quán)對(duì)口部門(mén)或由分管負(fù)責(zé)人實(shí)施控制和管理，才能取得預(yù)期的效果。
    二、兩者的聯(lián)系
    外包過(guò)程和采購(gòu)過(guò)程具有一定的內(nèi)聯(lián)系。如采購(gòu)過(guò)程中的選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)供方的方式，組織與合格供方簽訂相關(guān)合同或協(xié)議的形式以及在"適當(dāng)時(shí)"對(duì)供方提出其他要求等，外包過(guò)程都可以借鑒。尤其是產(chǎn)品制造過(guò)程的外包，很多要求都和采購(gòu)過(guò)程的要求相類似，只是在控制程度和管理要求方面有所不同，稍加補(bǔ)充和完善即可實(shí)施。
    三、組織應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)
    對(duì)采購(gòu)過(guò)程如何控制，標(biāo)準(zhǔn)已給出了明確的要求。對(duì)外包過(guò)程如何控制和管理，則是一個(gè)新的課題。筆者認(rèn)為：對(duì)組織最終產(chǎn)品不構(gòu)成質(zhì)量影響或稍有影響的外包過(guò)程（如產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸或間接服務(wù)等），可以參照采購(gòu)過(guò)程對(duì)供方的要求實(shí)施控制。關(guān)注的重點(diǎn)，應(yīng)是對(duì)組織最終產(chǎn)品構(gòu)成重要影響的外包過(guò)程，必須謹(jǐn)慎對(duì)待，不可掉以輕心，否則會(huì)影響質(zhì)量管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性。控制和管理應(yīng)雙管齊下，不可偏重任何一項(xiàng)。
    1.控制方法
    （1）組織應(yīng)提供或批準(zhǔn)承包方所需的信息（如產(chǎn)品規(guī)范、圖樣、服務(wù)規(guī)范、過(guò)程程序、確認(rèn)準(zhǔn)則、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和其他規(guī)定），并要求承包方按規(guī)定嚴(yán)格實(shí)施。
    （2）向承包方提出或批準(zhǔn)過(guò)程基礎(chǔ)設(shè)施（不僅是設(shè)備一項(xiàng)）、過(guò)程環(huán)境的適用要求。
    （3）向承包方提出崗位人員能力勝任的要求（包括適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)、教育、技能和經(jīng)驗(yàn)）。
    （4）向承包方提出對(duì)過(guò)程持續(xù)改進(jìn)（遵循PDCA過(guò)程循環(huán)）的要求。
    （5）向承包方提出保持產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的運(yùn)作和對(duì)過(guò)程實(shí)施監(jiān)控的完整記錄。
    2.管理方法
    （1）組織應(yīng)實(shí)地考察、選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)承包方，并鼓勵(lì)或要求承包方建立和實(shí)施能夠覆蓋本組織產(chǎn)品的質(zhì)量管理體系或制定必要的質(zhì)量計(jì)劃。
    （2）按外包過(guò)程的不同性質(zhì)，組織應(yīng)授權(quán)下屬對(duì)口部門(mén)實(shí)施管理，并制定相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)限，由對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)與承包方進(jìn)行溝通（包括簽訂合同和收集有關(guān)信息）。
    （3）組織應(yīng)對(duì)外包過(guò)程進(jìn)行監(jiān)視和測(cè)量。如設(shè)立檢控點(diǎn)、設(shè)置必要的監(jiān)控儀器儀表、進(jìn)行數(shù)據(jù)分析并采用適用的統(tǒng)計(jì)技術(shù)，由專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)巡回檢查。必要時(shí)，對(duì)承包方進(jìn)行內(nèi)、外部的外包過(guò)程審核和定期實(shí)施監(jiān)督審查，并將外包過(guò)程能力的綜合評(píng)價(jià)作為管理評(píng)審的輸入信息，從中尋找改進(jìn)的機(jī)會(huì)。
    （4）要求承包方在發(fā)現(xiàn)過(guò)程和產(chǎn)品不合格或有潛在不合格的傾向時(shí)，及時(shí)采取糾正/預(yù)防措施，以確保外包過(guò)程持續(xù)有效。
總之，應(yīng)把外包過(guò)程視同組織的內(nèi)部過(guò)程進(jìn)行控制和管理。

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