審核員進行現(xiàn)場審核應(yīng)注意的問題

一、不能忽視受審核方的顧客
現(xiàn)場審核時，審核員直接面對受審核方。但是，審核員不能忘記自己的“第三方”身份，不能降低審核要求，不能影響審核的客觀性和公正性。
審核員是認證機構(gòu)派出的代表，通過審核提供受審核方的產(chǎn)品或服務(wù)滿足顧客和法律法規(guī)要求的證實。這不僅是為受審核方服務(wù)，也是為受審核方現(xiàn)實和潛在的顧客服務(wù)。審核員不但應(yīng)保證受審核方滿意，還必須滿足受審核方的顧客，包括消費者、產(chǎn)品的最終使用者，受益者和采購方的要求。
首先，審核員要關(guān)注受審核方的顧客，時刻不忘認證機構(gòu)的委托和社會的期盼，站穩(wěn)第三方立場。其次，避免受審核方過分熱情的接待，不被受審核方的行為所左右。第三，保持不卑不亢，忠實于審核目的，公正地評定客觀證據(jù)，忠實于自己的結(jié)論。審核員實施客觀、公正的審核，不僅廣大顧客歡迎，受審核方心里也佩服。

二、對管理部門和生產(chǎn)服務(wù)現(xiàn)場的審核內(nèi)容和重點應(yīng)不同
在審核級的內(nèi)部溝通會上，常聽到有的審核員說，在某管理部門審核產(chǎn)品實現(xiàn)過程時看不到“實物”（即看不到生產(chǎn)和服務(wù)提供活動）規(guī)模較大企業(yè)的管理部門更是如此。于是，審核員要么據(jù)此判定該管理部門的相關(guān)過程未運行，要么提出到生產(chǎn)服務(wù)現(xiàn)場補充調(diào)查。這是不少審核員進行現(xiàn)場審核時常走入的誤區(qū)。
在組織（尤其是規(guī)模較大的組織）內(nèi)部，都分為管理層和執(zhí)行層，它們在質(zhì)量管理體系中分別負有不同的職能。由于這些部門的職能不同，所開展的活動也不同，審核員應(yīng)按其職能分工，分別審核其不同的活動。在審核同一個過程時，對管理部門和生產(chǎn)服務(wù)現(xiàn)場應(yīng)有不同的內(nèi)容和重點。筆者認為，采用PDCA方法審核，有利于走出以上誤區(qū)。例如，對管理部門應(yīng)重點調(diào)查被審核過程的策劃、組織實施、監(jiān)視和測量、解決問題與改進的情況；對生產(chǎn)服務(wù)現(xiàn)場應(yīng)重點調(diào)查生產(chǎn)和服務(wù)實施的控制情況和產(chǎn)品實物質(zhì)量。因此，審核員應(yīng)做到以下幾點：一是在現(xiàn)場審核開始前，熟悉受審核方的組織機構(gòu)和職能分工，熟悉對性地編寫現(xiàn)場現(xiàn)場審核檢查單，以確保審核思路清晰、重點明確；二是審核時針對管理部門和生產(chǎn)服務(wù)現(xiàn)場的不同職能所應(yīng)開展的活動進行調(diào)查取證；三是審核組長應(yīng)在審核級內(nèi)部溝通會上適時地做出提示，要求審核員分別匯報在管理部門和生產(chǎn)服務(wù)現(xiàn)場獲得的各種證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)。

三、在發(fā)現(xiàn)不合格項的同時應(yīng)對被審核過程作出綜合評價
雖然發(fā)現(xiàn)不合格項是進行現(xiàn)場審核的重要任務(wù)之一，但如果審核員只重視發(fā)現(xiàn)不合格項，或?qū)徍私M長只聽取審核員對不合格項的匯報，而忽視對被審核過程的分析評價，就會影響審核發(fā)現(xiàn)的深度和審核的有效性。
ISO 9000：2000標準的2.8.2“質(zhì)量管理體系審核”指出：“審核用于確定符合質(zhì)量管理體系要求的程度。審核發(fā)現(xiàn)用于評定質(zhì)量管理體系的有效性和識別改進的機會?！憋@然，不合格項只是審核發(fā)現(xiàn)的一個方面，審核員應(yīng)通過發(fā)現(xiàn)不合格項和其他審核證據(jù)，對相關(guān)過程的符合性和有效性作出綜合分析評價。否則，必然使現(xiàn)場審核簡單化、不僅影響審核效果，也不利于創(chuàng)造與受審核方融洽的合作氣氛，有悖于認證工作的初衷。
為克服以上問題，一是審核員應(yīng)以客觀、公正的態(tài)度對待現(xiàn)場審核，全面收集客觀證據(jù)；二是在認定不合格項的同時，對被審核過程的總體情況進行分析評價；三是審核組長不僅要懼所發(fā)現(xiàn)的不合格項，而且要全面聽取審核員對相關(guān)過程的綜合分析評價。

四、現(xiàn)場審核與記錄應(yīng)相互兼顧
大多數(shù)審核員對審核記錄比較重視，但有的審核員卻處理不好審核與記錄的關(guān)系。例如，有的審核員在審核現(xiàn)場始終忙于低頭記錄，影響了與受審核方的交流；有的審核員在與受審核方高層管理者交談時，發(fā)問后不注意傾聽對方的發(fā)言，只是低頭記錄，使對方產(chǎn)生被冷落和不被尊重的感覺，甚至造成受審核方的誤解，似乎審核就是做記錄。產(chǎn)生這些問題的原因是：有的審核員對審核記錄的要求心存顧慮，生怕記錄不全影響審核效果，造成記錄“寧多勿缺”；三是記錄的方法不得要領(lǐng)，收集證據(jù)與記錄難以兼顧。
在現(xiàn)場審核過程中，審核員應(yīng)通過觀察、詢問、交談、查閱文件資料、記錄、實際測評等方法進行調(diào)查，以獲取質(zhì)量體系運行的真實信息。應(yīng)在現(xiàn)場調(diào)查的同時，選取有代表性的審核證據(jù)抽空進行記錄，不能因為記錄而影響全面收集審核證據(jù)。

因此，審核員一要提高自己審核和記錄的技能，做到在調(diào)查的基礎(chǔ)上做記錄，記錄不影響調(diào)查；二是注意記錄的精煉。時間緊時可實行“簡記”，現(xiàn)場審核之后再補充記錄。