按照過程方法理解標準和形成審核思路

作為一名熟練的審核員，將審核檢查表熟記于心，有利于在審核過程中保持思路清晰、目標明確、內(nèi)容周密完整，從而保持思路清晰、目標明確、內(nèi)容周密完整，從而保持審核的連續(xù)性和節(jié)奏。但是，GB/T19001-2000標準有著較多的內(nèi)容，死記硬背檢查表又不是一件容易的事。那么，如何在審核時既不拘泥于檢查表，又能基本遵循檢查表進行，使審核過程受控？筆者認為，按過程方法對每一個過程按順序進行理解和記憶，沿著清晰的思路進行審核，可以取得事半功倍的效果。下面，以GB/T19001-2000標準7.4“采購”為例進行說明。
采購是一個過程，其輸入是采購要求，經(jīng)過一系列的采購活動，輸出的是采購產(chǎn)品。因此，可以將7.4條款中的三個分條款綜合起來，按照采購活動的順序理解和記憶。
一、理解要點
1、采購要求
① 采購要求主要包括技術(shù)要求、圖紙等。適用時，也包括對產(chǎn)品、程序、過程和設(shè)備的批準要求，以及人員資格的要求和質(zhì)量管理體系等方面的要求。
② 在制定采購要求時，應(yīng)識別采購產(chǎn)品對實現(xiàn)過程和交付產(chǎn)品的影響程度。
不能對所有物資的采購都采用相同的控制方法，而應(yīng)根據(jù)采購產(chǎn)品對產(chǎn)品實現(xiàn)過程和交付產(chǎn)品的影響程度決定適用的方法，如A、B、C分類控制法。
③ 制定采購要求的根據(jù)是銷售計劃、合同要求等。
2、與采購相關(guān)的活動
① 評價和選擇供方，包括制定選擇、評價和重新評價供方的準則，評價記錄，合格供方名錄。
② 制定采購文件，包括采購計劃和合同、訂單。制定采購計劃的根據(jù)一般是銷售計劃和庫存報表。
③ 在合格供方目錄中選擇供方。
④ 采購產(chǎn)品的驗證（對輸出是否滿足輸入要求的驗證），其驗證活動包括檢驗、測量、觀察、提供合格證明文件等；驗證可由組織在自己的現(xiàn)場進行，由顧客在組織的現(xiàn)場進行，由組織在供方的現(xiàn)場進行，由顧客在供方的現(xiàn)場進行。對后兩種情況，組織應(yīng)在采購文件中規(guī)定如何進行驗證及產(chǎn)品放行方法。
⑤ 對不合格采購產(chǎn)品的處置。
⑥ 建立供方業(yè)績記錄。
⑦ 與供方進行信息溝通。
二、審核要點
審核時，可以按照對標準理解和記憶的順序進行，可以按照4.2.3和4.2.4條款的通用要求對過程中形成的文件和記錄進行審核。
1、對文件和記錄的審核
① 對采購過程中形成的所有文件，包括采購要求，均需按文件控制（4.2.3）的要求進行審核，以確保文件是充分與適宜的。
② 對采購過程中形成的質(zhì)量記錄，應(yīng)按記錄控制（4.2.4）的要求進行審查。
2、對采購要求的審核
① 查采購要求是否經(jīng)過審批及如何控制更改，提供給供方的文件是否經(jīng)過批準和登記，如何保持采購要求的充分性與適宜性。
② 采購產(chǎn)品是否分類或分級，如何控制。
③ 抽查份數(shù)銷售計劃和合同，確定合同要求與采購要求是否一致。
④ 查采購人員是否清楚并理解采購要求，是否按采購要求實施采購，抽查數(shù)種關(guān)鍵產(chǎn)品進行核實。
⑤ 采購要求變更時如何控制，查采購文件更改情況。
3、采購活動的審核
① 查閱選擇、評價和重新評價供方的準則。
② 查閱供方評價記錄，確定是否符合評價及選擇供方的準則。
③ 查閱合格供方名錄，抽查數(shù)份合格供方的評價記錄，確定是否按準則進行了評定并得到批準，有關(guān)檢驗和驗證人員是否知道合格供方名錄。
④ 查材料庫能否及時、正確地提供庫存報表作為編制采購計劃的依據(jù)，確定庫存數(shù)據(jù)是否準確，采購計劃的要求是否明確、合理，是否與采購要求相一致，采購計劃是否得到審批。
⑤ 查合同、訂單的采購要求是否明確，確定相關(guān)責(zé)任部門是否按采購計劃的要求及時發(fā)出采購單或簽定采購合同，以確保生產(chǎn)對供應(yīng)的要求。應(yīng)抽查數(shù)份采購單與采購合同核實。
⑥ 抽查數(shù)份采購單、采購合同或者入庫單等，確定是否在合格供方目錄中選擇供方。
⑦ 組織開展了哪些采購產(chǎn)品的驗證活動，以確定采購產(chǎn)品是否滿足規(guī)定的采購要求。對學(xué)要在供方現(xiàn)場驗證時，如何安排實施。
⑧ 對不合格的采購產(chǎn)品如何處置，查相應(yīng)的處置記錄。
⑨ 查是否建立合格供方的供貨業(yè)績記錄，供方供貨業(yè)績不良時是否采取措施促使其改進，如何對供方進行重新評定和選擇。對供方重新評價結(jié)果及跟蹤措施是否有記錄并予以保持。
⑩ 如何與顧客進行信息溝通，是否建立與合格供方的信息反饋渠道。為了與顧客及時溝通、保持協(xié)調(diào)，溝通了哪些信息。
以上思路，是按照采購活動的順序進行的，便于理解和記憶，可以作為審核采購過程的通用檢查表。在審核其他過程時，按照此思路，根據(jù)實際情況審查相應(yīng)的責(zé)任部門，酌情加減一些內(nèi)容即可。

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